Feenstra

Nieuwe medewerkers in dienst? Dan wil je weten of er personeelssubsidie voor hen is. Installatiebedrijf Feenstra stuurde daarom altijd een vragenformulier in een envelop met een postzegel naar nieuwe collega’s. “Als er uit de antwoorden een subsidiekans bleek, belden we erachteraan”, vertelt hr-medewerker Sanne Driessen. Dat was Feenstra oude stijl. Nu gaat het anders …

Digitaal in dienst

Het van origine Friese bedrijf werkte de afgelopen tijd aan digitalisering van het indiensttredingsproces; een nieuwe stap voor de onderneming die sinds 1947 uitgroeide tot landelijke expert in warmte, ventilatie, zonne-energiesystemen en beveiliging (ook personenalarmering) .

Test vond gemiste subsidies

“Toen ons administratiekantoor Focus 4u ging testen met software van Acture Subsidies om loonsubsidies op te sporen, deden we meteen mee. Want alleen het subsidieformulier in ons indiensttredingsproces was nog niet gedigitaliseerd.” De uitkomst van de test was verrassend. “Er bleken tóch medewerkers in aanmerking te komen voor subsidie. Dat was niet uit ons formulier gekomen, maar wel uit de test!”

Kans via banenafspraak en scholingsbelemmering

Het eigen formulier bleek incompleet te zijn. “Scholingsbelemmerden en mensen waar de banenafspraak voor geldt, rolden er hierdoor niet uit. Dat komt, omdat ik ook niet precies weet wanneer je daarvoor in aanmerking komt. En de medewerkers zelf weten vaak niet dat er subsidie voor hen is. Het is dus winst dat we dat nu naar boven krijgen.”

Veel meer loonkostenvoordeel

Na de test koos Feenstra ervoor om zonder tussenkomst van het administratiekantoor te werken met Acture Subsidies. En dat werpt zijn vruchten af. “We zien duidelijk resultaatverbetering in het loonkostenvoordeel. Toen een extern bureau de controles met de oude regelingen deed, haalde dat er een ton uit. Als ik die lijn doortrek met de nieuwe regels, kan de score alleen nog maar hoger worden.”

Automatisch geheugensteuntje

Minstens zo belangrijk vindt Sanne dat ze veel minder dingen in de gaten hoeft te houden. “Je moet tegenwoordig binnen 3 maanden nadat iemand in dienst komt overal achteraan vragen. Dat gebeurt nu automatisch, inclusief een automatisch ingestelde herinnering. Dat scheelt mij veel werk en tijd.”

Vragenscan past zich aan

Haar werkgever vindt het verder belangrijk dat nieuwe medewerkers niet een half uur allerlei vragen hoeven door te worstelen die niet spelen. “Wie geen opleiding volgt, krijgt daar nu ook geen vragen over. Verder hoef ik pas iets te doen als mensen de vragen beantwoordden, in plaats van al in het voortraject. Veel mensen komen immers niet in aanmerking voor loonkostenvoordeel; ook hierdoor bespaar ik veel werk.”

Beetje van Feenstra en van Acture Subsidies

De mailtjes die de applicatie automatisch naar nieuwe medewerkers stuurt, gaan allemaal op naam van Feenstra. “Het is echt heel duidelijk dat het van ons is. Hierdoor vullen de medewerkers de vragenlijst sneller in dan als het van een externe partij komt. Het kostte wel even tijd om het in onze stijl te krijgen; we wilden het wat informeler. Gelukkig konden we alles aanpassen zoals wij dat wilden.”

Waarom de start zo’n succes was

Terugkijkend beseft ze dat het opstarten met MijnSubsidie goed was dankzij ‘gedeeld eigenaarschap.’ “Ik ben niet supertechnisch en werd hierin gelukkig goed begeleid. Eerst was er een basismeeting over wat het werken met de applicatie betekent en hoe je die inricht. En als ik iets niet snapte, dan belde Acture Subsidies steeds netjes met uitleg en hulp. De lijntjes waren heel kort en het voelde echt als ‘samen’. Dankzij de hulp was ik dan ook zó door de implementatie heen.”

Af en toe mailt ze nog met een vraag. “Ik krijg dan altijd snel antwoord, mét een tip erbij dat ik nog een reminder naar een medewerker of zo moet sturen. Die service, daar vragen we niet om, maar krijgen we gewoon. Kortom, we waren op zoek naar gemak en dat hebben we gekregen.”