UNIT4

Om MijnSubsidie PRO te gebruiken heb je een koppeling nodig met je UNIT4-account. Dankzij de koppeling blijf je altijd op de hoogte van de laatste data en krijg je advies van MijnSubsidie. Voor UNIT4 bestaat echter geen API-koppeling. De oplossing: de data uit jouw loonadministratiesysteem van UNIT4 zelf in MijnSubsidie PRO importeren. 

Op de site van MijnSubsidie vind je de verschillende formats als download. Zodra je die correct invult, kun je ze in MijnSubsidie PRO importeren. Voor de systeemkoppelingen klik je links in het menu op ‘Instellingen’. Vervolgens kies je voor de hoofdinstellingen of de vestigingsinstellingen. Als jouw salarisadministratiekantoor slechts 1 vestiging heeft, staan de systeemkoppelingen onder de hoofdinstellingen. Bij meerdere vestigingen staan de systeemkoppelingen onder de vestigingsinstellingen. 

Zo werkt het

Als je op de vestigingsinstellingen klikt, kom je in een scherm met de verschillende vestigingen. Hier selecteer je de vestiging waarmee je wilt koppelen. Vervolgens klik je bovenin het menu op ‘Systeemkoppelingen’ en dan op ‘koppelingen beheren’. Vul nu je inloggegevens in. Klik in de volgende pagina op ‘loonadministratiesysteem koppelen’. Daarna zie je een nieuw scherm ‘koppeling tot stand brengen’. Als je deze pagina uitleest, klik je op ‘volgende’, kies je het loonadministratiesysteem UNIT4 en klik je weer op ‘volgende’. 

Laatste stappen voor UNIT4-koppeing

De volgende stap is de algemene voorwaarden. Accepteer die voorwaarden en bevestig met ‘volgende’. Importeer nu de exportdata van UNIT4 in MijnSubsidie PRO. 

Hou hierbij onderstaande voorwaarden in de gaten om deze manier van koppelen goed te laten werken:

• Het Excel-bestand moet aan bepaalde kolommen hebben. 

In elk format staat een vast aantal kolommen. Voor een goede koppeling moet het Excel-bestand aan deze kolommen voldoen voordat je het in MijnSubsidie PRO importeert. Daarnaast moet de benaming van de kolommen hetzelfde blijven. Als het bestand niet klopt volgens deze voorwaarden, herkent het systeem het Excel-bestand niet en kun je gegevens niet koppelen. 

• Het Excel-bestand moet je regelmatig aanvullen. 

Vul het Excel-bestand regelmatig aan. Als dit niet gebeurt, weet het systeem niet dat er nieuwe werknemers in dienst kwamen en kun je eventuele subsidies mislopen. Let op: vul het Excel-bestand aan en importeer het vervolgens opnieuw. Zorg dus dat je alle oudere werknemers ook weer meeneemt bij de import. 

• De waardes in het Excel-bestand moet je volgens het format invullen. 

Vul alle waardes in het Excel-bestand volgens het format in. Als dit niet gebeurt, herkent het systeem het geïmporteerde Excel-bestand niet en mislukt de koppeling. Bijvoorbeeld: het format geeft man/vrouw aan door middel van m/v. Als man/vrouw nu ineens aangegeven wordt met 0 of 1, herkent het systeem de data niet. 

Drie verschillende formats

MijnSubsidie PRO heeft drie verschillende formats voor het importeren van data uit het loonadministratiesysteem. Deze formats maakten we voor koppeling met de loonadministratiesystemen UNIT4, MySolution en Gearsoft. Heb je een ander loonadministratiesysteem, dan kun je de formats ook gebruiker. Maar dan is het wel belangrijk dat je de export van het loonadministratiesyteem naar een van de drie formats aanpast.