Gearsoft

Om MijnSubsidie PRO te gebruiken heb je een koppeling nodig met je Gearsoft-account. Dankzij de koppeling blijf je altijd op de hoogte van de laatste data en krijg je actief advies van MijnSubsidie. Voor Gearsoft is echter geen API-koppeling. De data uit jouw loonadministratiesysteem importeer je bij Gearsoft daarom dus zelf in MijnSubsidie PRO. 

Via de site van MijnSubsidie download je de verschillende formats. Als je die correct invult, kun je ze in MijnSubsidie PRO importeren. Om bij de systeem koppelingen te komen, klik je links in het menu op ‘Instellingen’. Vervolgens kies je voor de hoofdinstellingen of de vestigingsinstellingen. Als jouw salarisadministratiekantoor slechts één vestiging heeft, staan de systeemkoppelingen onder de hoofdinstellingen. Bij meerdere vestigingen staan de systeemkoppelingen onder de vestigingsinstellingen. 

Zo werkt het
Als je op de vestigingsinstellingen klikt, kom je in een scherm met de verschillende vestigingen. Hier kies je de vestiging waarvoor je wilt koppelen. Klik daarna bovenin het menu op ‘Systeemkoppelingen’ en dan op ‘koppelingen beheren’. Vul nu je inloggegevens in en klik in het nieuwe scherm op ‘loonadministratiesysteem koppelen’. Lees daarna de informatie op het nieuwe scherm ‘koppeling tot stand brengen’ en klik op ‘volgende’. Kies nu loonadministratiesysteem Gearsoft en bevestig met ‘volgende’. 

Laatste stappen voor Gearsoft-koppeling
De volgende stap is de algemene voorwaarden. Zodra je die voorwaarden accepteert en bevestigt met ‘volgende’, kun je de exportdata van Gearsoft importeren in MijnSubsidie PRO. 

Er zijn wel een paar spelregels om deze manier van koppelen goed te laten werken:

• Het Excel-bestand moet bepaalde kolommen hebben. 

In elk format staat een vast aantal kolommen. Voor een goede koppeling moet het Excel-bestand aan deze kolommen voldoen voordat je het in MijnSubsidie PRO importeert. Daarnaast moet de benaming van de kolommen hetzelfde blijven. Als het bestand niet klopt volgens deze voorwaarden, herkent het systeem het Excel-bestand niet en kun je gegevens niet koppelen. 

• Het Excel-bestand moet je regelmatig aanvullen. 

Vul het Excel-bestand regelmatig aan. Als dit niet gebeurt, weet het systeem niet dat er nieuwe werknemers in dienst kwamen en kun je eventuele subsidies mislopen. Let op: vul het Excel-bestand aan en importeer het vervolgens opnieuw. Zorg dus dat je alle oudere werknemers ook weer meeneemt bij de import. 

• De waardes in het Excel-bestand moet je volgens het format invullen. 

Vul alle waardes in het Excel-bestand volgens het format in. Als dit niet gebeurt, herkent het systeem het geïmporteerde Excel-bestand niet en mislukt de koppeling. Bijvoorbeeld: het format geeft man/vrouw aan door middel van m/v. Als man/vrouw nu ineens aangegeven wordt met 0 of 1, herkent het systeem de data niet. 

Drie verschillende formats

MijnSubsidie PRO heeft drie verschillende formats voor het importeren van data uit het loonadministratiesysteem. Deze formats maakten we voor koppeling met de loonadministratiesystemen UNIT4, MySolution en Gearsoft. Heb je een ander loonadministratiesysteem, dan kun je de formats ook gebruiker. Maar dan is het wel belangrijk dat je de export van het loonadministratiesyteem naar een van de drie formats aanpast.