E-mails MijnSubsidie PRO

In MijnSubsidie PRO bestaan er verschillende instellingen met betrekking tot e-mails. Zo kun je bijvoorbeeld instellen of de e-mails naar de cliënt of naar de werknemer gaan. Of na hoeveel weken ze een herinnering krijgen. In dit artikel tref je uitleg over welke instellingen er zijn en waar je ze kunt vinden. 

Drie verschillende instellingen 

De software kent drie soorten instellingen: de hoofdinstellingen, de vestigingsinstellingen en de cliëntinstellingen. In het kort gelden de hoofdinstellingen automatisch voor alle cliënten. Naast de hoofdinstellingen kun je de instellingen ook aanpassen voor een specifieke vestiging of zelfs voor een specifieke cliënt. Kijk hier voor meer informatie over de drie verschillende instellingen.

Zo vind je de instellingen 

Door op ‘instellingen’ links in het menu te klikken, kom je op de pagina met de drie verschillende instellingen. Hier kies je vervolgens welke instellingen je wilt veranderen. Als je op 1 van de instellingen klikt, opent er een nieuw scherm. Daar kies je bovenin voor ‘E-mailinstellingen’. Vervolgens heb je de keuze tussen de ‘E-mailsjablonen’ en de ‘E-mailmeldingen’. 

E-mailsjablonen 

De e-mailsjablonen zijn e-mails die wij vooraf ontwierpen. Maar jij kunt deze sjablonen helemaal aanpassen naar jouw eigen wens. Onder het kopje ‘E-mailsjablonen’ vind je een lijst met verschillende soorten e-mails; hier kies jij zelf welke je wilt gebruiken en vervolgens naar je eigen (huis)stijl wilt aanpassen. 

• Uitnodiging subsidiescan nieuw personeelslid naar cliënt.

Met dit sjabloon gaat er een e-mail naar de cliënt om gegevens te verzamelen over het nieuwe personeelslid. 

• Uitnodiging nieuw personeelslid naar personeelslid.

Dit sjabloon gebruik je ook om gegevens te verzamelen over het nieuwe personeelslid. Maar via dit sjabloon gaat de mail naar het personeelslid in plaats van naar de cliënt. 

• Herinnering nieuw personeelslid naar personeelslid. 

Met dit sjabloon gaat er een herinnering uit dat de subsidiescan nog niet is uitgevoerd. De herinnering gaat met dit sjabloon naar de medewerker zelf. 

• Herinnering nieuw personeelslid naar cliënt.

Met dit sjabloon gaat er een herinnering uit dat de subsidiescan nog niet is uitgevoerd. De herinnering gaat met dit sjabloon naar de cliënt. 

• Uitnodiging subsidiescan bulkactie naar cliënt. 

Met dit sjabloon vraag je de cliënt naar de gegevens van meerdere werknemers tegelijk. Deze e-mail gebruik je als je een cliënt handmatig uitnodigt voor een subsidiescan. 

• Uitnodiging subsidiescan bulkactie naar werknemers.

Met dit sjabloon vraag je meerdere werknemers tegelijk om gegevens. Deze e-mail gebruik je als je een werknemer handmatig uitnodigt voor een subsidiescan.

• Verificatie gegevens praktijkleren naar cliënt. 

Met dit sjabloon vraag je de cliënt om de stagegegevens (praktijkleren) te controleren. 

Als je in de hiervoor genoemde lijst een keuze maakt, klik je op het sjabloon om dit te bewerken. Pas vervolgens de tekst in de e-mail aan, voeg verschillende variabelen toe of verwijder ze en zet een eigen handtekening onder de mail. Zo verander je de e-mail helemaal naar jouw eigen stijl en zien cliënten of werknemers niet dat de mail van MijnSubsidie afkomt. Daarnaast passen de variabelen in de mail zich automatisch aan de informatie van de cliënt/werknemer aan voor wie de e-mail is. 

E-mailmeldingen 

Bij de e-mailmeldingen stel je naar wens in welke e-mails automatisch naar de cliënt of de werknemer gaan. Als je op ‘E-mailmeldingen’ klikt, opent er een scherm met verschillende opties. Zoals ‘Uitnodiging scan nieuwe werknemer’ en ‘Herinnering scan werknemer’. Klik op het schuifje voor de opties om te bepalen of de door jou gekozen persoon wel of geen melding van deze informatie krijgt. Klik op ‘geavanceerd’ als je bijvoorbeeld wilt kiezen welke persoon de melding krijgt en na hoeveel weken deze persoon een melding krijgt. 

Stel naar wens ook in dat door jou aangewezen personen om de zoveel tijd een overzicht krijgen van deze informatie. Rechtsboven in het scherm pas je aan of de e-mails ook verstuurd moeten worden in het weekend en/of op feestdagen. Daarnaast stel je rechtsonder in of je meldingen over het systeem wilt laten versturen en zo ja, naar welke personen die dan moeten.