Facturatie

Door links in het menu op jouw vestiging te klikken opent er een nieuw scherm waar je informatie over de facturatie vindt. De facturen kun je alleen inzien als vestigingsmanager. Echter, het is mogelijk om onder het kopje ‘medewerkers’ een medewerker tot facturatiemedewerker te benoemen. Dit doe je door op de medewerker te klikken en het betreffende vinkje aan te klikken. Deze medewerker zal de facturen voortaan ook kunnen inzien.

Facturatie per mail

Facturen versturen gaat per e-mail. Klik je op het kopje ‘facturatie’ in het vestigingsoverzicht, dan zie je welk e-mailadres hiervoor ingesteld staat. Als je wilt, pas je dit e-mailadres hier ook aan. De specificaties van de verschillende werknemers waarvoor de software subsidie vond, worden niet meegestuurd met de e-mail in verband met de privacywet AVG. Als je hiervoor bevoegd bent, kun je de specificaties wel inzien in het facturatieoverzicht.

Specificaties 

Klik je onder het kopje ‘facturatie’ op een maand, dan komt de gespecificeerde factuur naar voren. Je vindt hier het licentiebedrag en het bedrag op basis van de gevonden subsidies. Als je vervolgens op de gevonden subsidies klikt, opent er een extra overzicht. Daarin zie je voor welke werknemers de software subsidie vond, welke specifieke subsidies dat zijn en om welke bedragen dit gaat. Was een werknemer minder dan een maand in dienst? Dan verdwijnt deze werknemer uit de facturatie. Deze regeling geldt ook als er een bekende subsidie geregistreerd is voor de werknemer. Om die redenen factureert Acture Subsidies 1,5 maand later; de 28e van de maand erna. Als een factuur verstuurd is, zie je deze in het overzicht in het zwart. Staat de factuur in het grijs, dan moet deze dus nog verstuurd worden.

Exporteren 

In het facturatieoverzicht vind je rechtsboven de mogelijkheid om verschillende soorten bestanden te exporteren:

1. PDF-export 

Hiermee exporteer je de specificaties van de facturatie in de vorm van een PDF-bestand. Dezelfde gegevens staan hierin als in de facturatie die er per e-mail uitgaat. 

2. PDF uitgebreide export 

Hiermee exporteer je de uitgebreide specificaties in de vorm van een PDF-bestand. Dit zijn de gegevens die je ook terugvindt in het specificatieoverzicht in onze software. Dat wil zeggen, alle werknemers waar we subsidie voor vonden, inclusief de bijbehorende bedragen. 

3. Excel-export 

Hiermee exporteer je de specificaties van de facturatie in de vorm van een Excel-bestand. Deze optie is er voor mensen die werken met salarissoftware ‘Nmbrs’. Hiermee laadt je de specificaties van de facturatie gemakkelijk in via ‘Nmbrs’.

Registreren bekende subsidie

Wanneer er een nieuwe medewerker in dienst komt en er op voorhand bekend is dat deze een subsidie hoort te ontvangen, kan dit in het systeem geregistreerd worden, voordat het systeem deze subsidie ontdekt. Het knopje ‘bekende subsidie registreren’ is op het Dashboard te vinden. Met het melden van een bekende subsidie voorkom je dat deze wordt meegenomen in de facturatie van Acture Subsidies. Acture Subsidies factureert namelijk elke subsidie die door het systeem is gevonden. De werknemer moet binnen 14 dagen na indiensttreding, of voordat hij wordt toegevoegd aan je eigen loonadministratie, worden geregistreerd in het systeem. Als de werknemer niet op tijd geregistreerd wordt, zal de regeling automatisch door Acture Subsidies gefactureerd worden.